Prosedür Nasıl Yazılır veya Nasıl Hazırlanır?

Prosedür Nasıl Yazılır veya Nasıl Hazırlanır diye internette birçok bilgi karmaşası görebilirsiniz. Bu yazımızda size kısaca prosedür nasıl yazılır veya hazırlanır konusundan bahsetmek istiyoruz.

Prosedür; yapılacak bir faaliyetin, yapılma metodunu, kimi zaman da yapılma aşamalarını / basamaklarını anlatan yazılı sistemdir. Prosedür, bir amaca, hedefe ulaşmak için izlenen yol ve yöntemdir. Yönetsel süreçleri anlatan yazılı metin halinde dokümante haline getirilmektedir. İyi bir yönetim sistemi kurmak için, öncelikle çalışma prensiplerini / metotlarını anlatan prosedürlerin doğru ve açık olmasını sağlamak gerekmektedir. Prosedürün tanımı ile ilgili bu bilgiler sonrasında, prosedürün nasıl yazılacağı ile ilgili açıklamalara değinecek olursak;

Prosedürün amacı, kapsamı, sorumluları, performans göstergeleri, prosedür idame edilirken kullanılacak olan ilgili dokümanlar ve prosedürün işletim aşamaları/basamakları, prosedürün yayın tarihi ve revizyon bilgileri, bulunması gereken asgari konulardır.

Bir örnek ile açıklayacak olursak;

İnsan Kaynakları ve Eğitim Prosedürü hazırlayacak olalım. Öncelikle prosedürün amacı; işe giriş çıkışlar ve personelin eğitim ile farkındalığını sağlamak ve takip etmek olacaktır.

Prosedürün kapsamı; personel ihtiyacından, personelin eğitilmesi, özlük haklarının takibi ve işten çıkma sürecini kapsayacaktır.

Prosedürün performans parametreleri/göstergeleri; doğru ve etkin personel temini, personele verilen eğitimlerin yeterliliği, personel sirkülasyonu vb. konular olacaktır.

Prosedür idame edilirken kullanılacak ilgili dokümanlar; Personel talep formu, iş başvuru formu, personel özlük dosyası kontrol listesi, eğitim katılım formu, avans talep formu, izin formu vb. formlar olacaktır.

Prosedür işletim aşamaları/basamakları; personel talebi olması durumunda insan kaynaklarına talep formunun iletilmesi, sonrasında üst yönetimce onay verildiği takdirde ilgili havuzdan veya insan kaynakları sitelerinden personel ilanı açılması, aday personeller ile iş başvuru formu ile mülakatların yapılması, işe giren personel için özlük dosyası açılması ve içindekilerin personel özlük dosyası kontrol listesi ile kontrolünün sağlanması, personel izin talep ettiğinde izin talep formu ile izinlerin verilmesi ve izlenmesi vs. şeklinde akış şemasına benzer bir mantıkla işleyecektir.

Son olarak prosedürün doğru ve etkin işletilmesi için, tüm sistem dokümantasyonunda olması gerektiği gibi bir kimlik bilgileri yani bir yayın tarihi, revize olduğundan bunu izlemek için revizyon tarihi ve revizyon numarası alanlarının olması da gerekmektedir.

Sizde işletmeniz için bir yönetim sistemi kurmak veya en azından prosedürler yazmak istiyorsanız, Toem Kalite ile irtibata geçebilirsiniz.

Politika Nedir?

Politika Nedir? Politika, İtalyancadan dilimize geçmiş bir sözcüktür. Politika, siyaset kelimesi ile eş anlamlı bir sözcüktür. Politika denildiğinde aklımıza ilk gelmesi gereken diğer sözcükler ise; harekat tarzı veya tedbir olabilir.

Politikanın birçok anlamı bulunmaktadır fakat bizim ele alacağımız, kuruluşun amaçları ve idaresi için üst yönetim tarafından resmi bir dil ile hazırlanmış olan, kuruluşun felsefesini ve amaçlarını ifade eden yazılı bildiridir. Kuruluşun, bugün veya ileride gerçekleştirmek istediği hedefleri, sektördeki planladığı yerini hem kurum içi hem kurum dışı kişilere duyurmak amacıyla kuruluşun en üst düzeydeki yetkilisi tarafından yazılı metin haline getirilerek hazırlanan yazılı metinlere politika denilmektedir. Üst yönetimce hazırlanması gereken bir politikanın aynı zamanda onaylanmış (imzalanmış olabilir) gerekmektedir. Yönetim sistemleri kurup sürdürecek bir kuruluşun politikasında, müşteri memnuniyeti, sürekli iyileştirme, kuruluşun amaç ve bağlamı olmazsa olmazlardır. Politikalar kimi zaman sadece kuruluş içinde, kimi zaman sadece kuruluş içerisinde duyurulabiliyor. Ancak yönetim sistemleri kapsamında hem kuruluş içi hem de kuruluş dışı duyurulması sağlanmalıdır.

Bu bilgiler ışığında bir kalite politikasında olması gerekenler ile birlikte örneklendirecek olursak;

Toem Kalite olarak;

  • Çalışanlarına ve ülkesine değer katan bir kuruluş olarak, işini seven, sahiplenen, kendini geliştiren ve verimli çalışmanın bilincinde olan personeliyle birlikte;
  • Kalite yönetim sistemimizin ISO 9001:2015 standardının gereklerini yerine getirecek şekilde dokümante edilmesi, belgelendirilmesi ve sürekli iyileştirilmesini;
  • Sunduğumuz her hizmetin, her projenin sonunda gerekli değerlendirmeleri yaparak, elde edilen veriler ile hep daha iyisini, daha fazlasını planlamayı ve uygulamayı,
  • Müşterilerinin ihtiyaç ve beklentilerini tam olarak karşılayan bir anlayış içinde güvenilir ve aranan bir işletme ve marka olmayı,
  • Araştırma geliştirme faaliyetlerinde bulunarak, yenilikleri takip etmeyi ve sektörle ilgili son yeniliklerin kullanılmasını sağlamayı,
  • Uluslararası kalite standartlarına uymayı ve etkinliğini sürekli iyileştirmeyi,
  • Hizmet kalitesinden ödün vermeden müşteri beklentilerini en üst seviyede karşılamayı ve marka değerini artırmayı,
  • İçinde bulunduğumuz topluma ve çevreye saygılı, örnek bir kuruluş olarak, ülke ekonomisine katkıda bulunmayı,
  • Edindiğimiz tüm bilgi ve birikimlerimizi, müşterilerimiz ile sürekli olarak paylaşmayı ‘’Kalite Politikamız’’ olarak,

Taahhüt ederiz…

ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi Ne İşe Yarar ve Eğitimi Nasıl Alınır?

Bugunun dünyasında teknoloji ve iletişim alanlarında yaşanana büyük gelişmeler, rekabet ve ekonomi alanında dengelerin değişmesine sebebiyet vermiş, küreselleşme ve rekabet ortamının sınırlarını genişlemesi rekabete katılanların sayılarını gitgide artmasına sebep olmuştur.

Müşteri veya son kullanıcı olarak adlandırdığımız hedef kitle daha bilinçli ve bilgili olduğunu görmekteyiz. Bu bilgi artışı beklentileri ve kalite arayışının çıtasını her geçen gün yükselmektedir. Müşteri gurupları artık kaliteyi yorum veya referanslar yerine sertifika ve belgelerde arar duruma gelmiştir. Bu nedenler ISO 9001 şirketinizin kalitesini belgeleyecek belgelerin en başında gelir.

ISO 9001 belgesi kurum yada kuruluşların ürün ve hizmetlerin uluslararası geçerliliğe sahip yönetim sistemi anlayışın sonucunda ortaya konulan ürün ve hizmet kalitesinin sürekli olarak sağlanabileceği konusunda bir güvence belirler.

ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi Ne Kadar Sürede Alınır ve Geçerlilik Süresi?

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi geçerlilik süresi 3 yıllık aralıklarla düzenlenen belgelerdir. ISO 9001 belgesi geçerlilik süresi belgelendirme denetimi sonucu sertifikanın basım tarihi ile başlamaktadır.

3 yıllık düzenlenen İSO 9001 belgesinin her yıl yılda en az bir kez gözetim denetimi yapılmak zorundadır. Bu yıllık gözetim denetimlerinde de ISO 9001 Gözetim denetimi ücreti ödenmesi gerekmektedir. Bu tutar ödenmemesi sonucu belgelendirme kuruluşu ISO 9001 Belgenizi önce askıya alacak daha sonra ise iptalini gerçekleştirecektir.

ISO belgelendirme sürecindeki 3 Yıllık denetim süresi şu sekilde işlemektedir ; İlk yıl denetim gerçekleştirilir ve belge düzenlenir. Bir sonraki yıl bu denetimin tekrarlanması gerekir ve böylece periyot tamamlanmış olur. Hiçbir abelgelendirme kuruluşu size belirli bir yıl aralığı için ISO belgesi düzenleyemez.

ISO 9001, ISO 14001 ve ISO 45001 İlgili Taraf İhtiyaç ve Beklentileri

İlgili Tarafların İhtiyaç ve Beklentilerinin Anlaşılması
2018 yılında en son geçiş için eylül ayı belirlendiğini biliyorsunuz. 2015 revizyonu gereğince maddelerin yapı taşlarını inceleyerek anlamamız gerekmektedir. Değişen maddelerden biri olarak 4.2 İlgili tarafların ihtiyaç ve beklentileri maddesine göz atalım.

Yüksek Seviye Yapının gerekliliği olarak ISO 9001 ve ISO 14001’genel başlıkları aynı ve uygun olan yerlerde gereklilikler de aynı veya benzer. Bu,  iki standarda göre yönetim sistemi kurmayı planlayan kuruluşlar için kolaylık sağlayacak. İleride ISO 45001 olarak yayınlanacak olan OHSAS 18001’in de genel başlıkları aynı olacak.

Bu yazıda her iki standarda yeni eklenen eklenen gerekliliklerden birisine ilişkin olarak fikir vermeye çalışacağım.

Devamını Oku

ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi Nedir ve Nereden Alınır?

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi belgesi almak için ilk önce ISO 9001 standardının maddelerinin işletmenizde var olduğunu gösteren çalışmaları dökümantasyonu kurarak uygulanmalıdır. Sonrasında Akredite bir kuruluş belirleyerek ISO 9001 Belgelendirme başvurusunda bulunmalı ve bu belgelendirme denetimi sonucu oluşacak ISO 9001 sisteminde görülen hataları giderilmelidir ve TURKAK tarafından akredite edilmiş belgelendirme kuruluşlarını da tercih etmektedirler.

ISO 9001 Belgeis 5 Aşamada alınmaktadır.

1 ) ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi üst yönetim tarafından ihtiyacın belirlenmesi ve kuruluşun ISO 9001 Çalışmaları için yapılacak olan her türlü maddi ve manevi alt yapıyı hazırlayacağını taahhüt etmesidir.

2) ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Standardının 10 maddelik dokumantasyon yapısının kuruluş içerisinde domümante edilmesi sürecidir. Bu süreci eğer kuruluşta standarda hakim çalışanlar var ise kendileri gerçekleştirir veya ISO 9001 Danışmanlık hizmeti veren kurumlardan bu konuda danışmanlık hizmeti alınması gerekir.

3) Bu sürçte sistemin sürekli iyileştirmesi modeli gereği sistemde aksayan yönler düzeltici ve önleyici faaliyetler ile gerçekleştirilmektedir.

4) Akteditasyon örgütü belirlemek gerekir. TURKAK milli akreditasyon kurumumuzdur. Bunun dışında UKAS , DASK , ANSİ , İAS v.b diğer ülkelerin akreditasyon örgütleri tarafından akredite edilmiş veya bu akredite kuruluşlardan temsilcilik almış ISO 9001 Belgesi belgelendirme kuruluşları bulunmaktadır.

5) Tam bağımsız ve tarafsız olarak yapılan ISO 9001 denetimi sonucu kuruluşun uygulamalarında uygunsuzluklar var ise tespit edilir ve bu tespit sonucu tekrar denetim gereksinimi yok ise belgelendirme kuruluşuna uygunsuzlukların giderildiğine dair deliller gönderilir ve neticesinde Akredite olarak ISO 9001 Belgesi düzenlenir. Kuruluş böyle ISO 9001 Belgesi sahibi olmuş olur.

ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi Amacı ve Sağladığı Yararlar Nelerdir?

ISO 9001 in uygulanması, her konuda yarar sağlayabilir. Hazırlık süreci ve şartlarının yerine getirilme sürecinde kuruluşun hizmet verdiği sektörde fark edilir derecede katalizör görevi göreceği aşikardır. Hareketsiz ve gündemden uzakta kalmak bir kurumun en büyük düşmanıdır. Bu nedenle ISO 9001 kalitenlendirme sistemi bir belgenin ötesindedir.

ISO 9001 belgesi bir kuruluşun uluslararası standartlara uygun oldugunun, diğer ifade ile uluslararası bir firma olduğunun ispatıdır. ISO 9001 belgesi ile müşteri memnuniyeti artar kalite kelmisi standart hale gelir.

ISO 9001 standartlarını maddeleyerek özetlemek gerekir ise ;

1 - Müşteri şikayetleri azalır, müşteri memnuniyeti ve bağlılığı daha da artar.
2 - Müşteri istek ve beklentilerini ön planda tutarak, daha iyi ürün tasarımı sağlar.
3 - İyi tasarım ve planlama, işlem maliyetlerini azaltır.
4 - Kalite problemlerinden kaynaklanan kalitesizlik maliyetlerini minimuma indirir.
5 - Faaliyetlerin daha iyi planlanması, sorunların daha hızlı çözülmesi ile etkin bir yönetim sağlanmış olur.
6 - Tüm sorunlar sistematik şekilde analiz edileceğinden, işletmede sürekli bir gelişme olur.
7 - Çalışanların faaliyetlere katılımı sağlanır, motivasyon ve çalışma heyecanları artar.
8 - Departmanlar arası problemlerin çözümünde sistematik yaklaşım, verimliliği artırır.
9 - Kuruluşun kalite imajı güçlenir, müşterilerin güveni artar.
10 - Yeni pazarlara açılma imkanı sağlayarak, rakipler ile olan farkı artırır.

ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi Terimleri ve Prensipleri Nelerdir?

ISO 9001 Mevcut ve var olan işleyişin şartları karşılama derecesine verilen isime kalite denmektedir. Kalite sistemi ile ilgili olarak yönetim tarafından oluşturulan ve şirketin yönelişini ve toplam hedefleri gösteren, ifade eden metinler topluluğuna kalite politikası adı verilir. Bir organizasyonun yönetilmesi, iyileştirilmesi ve kontrolü için koordine edilmiş faaliyetler bütününe kalite sistemi yönetimi denir. Kalite ile ilişkili olarak istenen veya amaçlanan her şey kalite hedefidir.

  • Müşteri Odaklılık
  • Liderlik
  • Çalışanların Katılımı
  • Proses Yaklaşımı
  • Yönetime Sistem Yaklaşımı
  • Sürekli İyileştirme
  • İyileştirme
  • Karar Vermede Gerçekçi Yaklaşım
  • Karşılıklı Çıkara Dayalı Tedarikçi İlişkileri

Kalite hedeflerinin ayrılmış (SMART) Olması;
S - Specified / belirli, ilgili bölüm ve proses için
M - Measurable / Ölçülebilir
A - Achievable / Ulaşılabilir
R - Real / Gerçekçi
T - Timing / Zamana bağlı

Proses Yaklaşımı;
P - Planla.. Hedefleri & Prosesleri BelirleR
U - Uygula.. Prosesleri Uygula
K - Kontrol Et.. İzle & Ölç
İ - İyileştir.. Sürekli İyileşme Sağla

Kalite Yönetiminin, kalite hedeflerinin belirlenmesi ve bu hedeflerin karşılanması için gerekli operasyonel proses ve ilgili kaynakların temini konusunda odaklanmış bir parçasına kalite planlaması denir. İşletmenin kalite şartlarını karşılama kabiliyetinin artırılmasına odaklanmış kalite yönetiminin bir parçasına iyileştirme denir.

ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi Standardının İçeriği Nelerdir?

Etkili bir yönetim sisteminin, nasıl kurulabileceği dokümante edilebileceği ve sürdürülebileceği konusunda yol göstermek, firmalar arasında güven ortamı yaratmak proseslerin yönetilmesiyle ürün/hizmet kalitesinin sağlanması, devam ettirilmesi ve iyileştirilmesi, müşteriye ürün ve hizmetlerin tutarlılığının güveninin verilmesidir.

ISO 9001, Kalite yönetim sistemi standartları tüm kuruluşlara, tipine, büyüklüğüne ve ürün cinsine bakılmaksızın uygulanabilir nitelikte hazırlanmıştır.

ISO (International Organization For Standardization) Nedir?
Uluslararası Standartlar Organizasyonunun kısaltmasıdır. Uluslararası standardizasyonu sağlamak amacıyla 23 şubat 1947 tarihinde kurulmuştur. ISO, 135 ülkeden ulusal standart kuruluşlarının katılımıyla. Uluslararası ticareti arttırmak, tedarikçi ve müşteri arasındaki güveni oluşturmak amacıyla faaliyetlerini sürdürmektedir.

ISO Protokolleri standartların her üç yılda bir uygunluğun devamı, revize ihtiyacı veya işlemden kaldırma amacı ile gözden geçirmeyi gerektirmektedir. 1987 yılında yayınlanan ISO 9001 Standardının mevcut içeriği 1994 yılında güncellenmiştir ve standardın son olarak 2000 yılında güncellemesi yapılmıştır.