Prosedür Nasıl Yazılır veya Nasıl Hazırlanır?

Prosedür Nasıl Yazılır veya Nasıl Hazırlanır diye internette birçok bilgi karmaşası görebilirsiniz. Bu yazımızda size kısaca prosedür nasıl yazılır veya hazırlanır konusundan bahsetmek istiyoruz.

Prosedür; yapılacak bir faaliyetin, yapılma metodunu, kimi zaman da yapılma aşamalarını / basamaklarını anlatan yazılı sistemdir. Prosedür, bir amaca, hedefe ulaşmak için izlenen yol ve yöntemdir. Yönetsel süreçleri anlatan yazılı metin halinde dokümante haline getirilmektedir. İyi bir yönetim sistemi kurmak için, öncelikle çalışma prensiplerini / metotlarını anlatan prosedürlerin doğru ve açık olmasını sağlamak gerekmektedir. Prosedürün tanımı ile ilgili bu bilgiler sonrasında, prosedürün nasıl yazılacağı ile ilgili açıklamalara değinecek olursak;

Prosedürün amacı, kapsamı, sorumluları, performans göstergeleri, prosedür idame edilirken kullanılacak olan ilgili dokümanlar ve prosedürün işletim aşamaları/basamakları, prosedürün yayın tarihi ve revizyon bilgileri, bulunması gereken asgari konulardır.

Bir örnek ile açıklayacak olursak;

İnsan Kaynakları ve Eğitim Prosedürü hazırlayacak olalım. Öncelikle prosedürün amacı; işe giriş çıkışlar ve personelin eğitim ile farkındalığını sağlamak ve takip etmek olacaktır.

Prosedürün kapsamı; personel ihtiyacından, personelin eğitilmesi, özlük haklarının takibi ve işten çıkma sürecini kapsayacaktır.

Prosedürün performans parametreleri/göstergeleri; doğru ve etkin personel temini, personele verilen eğitimlerin yeterliliği, personel sirkülasyonu vb. konular olacaktır.

Prosedür idame edilirken kullanılacak ilgili dokümanlar; Personel talep formu, iş başvuru formu, personel özlük dosyası kontrol listesi, eğitim katılım formu, avans talep formu, izin formu vb. formlar olacaktır.

Prosedür işletim aşamaları/basamakları; personel talebi olması durumunda insan kaynaklarına talep formunun iletilmesi, sonrasında üst yönetimce onay verildiği takdirde ilgili havuzdan veya insan kaynakları sitelerinden personel ilanı açılması, aday personeller ile iş başvuru formu ile mülakatların yapılması, işe giren personel için özlük dosyası açılması ve içindekilerin personel özlük dosyası kontrol listesi ile kontrolünün sağlanması, personel izin talep ettiğinde izin talep formu ile izinlerin verilmesi ve izlenmesi vs. şeklinde akış şemasına benzer bir mantıkla işleyecektir.

Son olarak prosedürün doğru ve etkin işletilmesi için, tüm sistem dokümantasyonunda olması gerektiği gibi bir kimlik bilgileri yani bir yayın tarihi, revize olduğundan bunu izlemek için revizyon tarihi ve revizyon numarası alanlarının olması da gerekmektedir.

Sizde işletmeniz için bir yönetim sistemi kurmak veya en azından prosedürler yazmak istiyorsanız, Toem Kalite ile irtibata geçebilirsiniz.

Politika Nedir?

Politika Nedir? Politika, İtalyancadan dilimize geçmiş bir sözcüktür. Politika, siyaset kelimesi ile eş anlamlı bir sözcüktür. Politika denildiğinde aklımıza ilk gelmesi gereken diğer sözcükler ise; harekat tarzı veya tedbir olabilir.

Politikanın birçok anlamı bulunmaktadır fakat bizim ele alacağımız, kuruluşun amaçları ve idaresi için üst yönetim tarafından resmi bir dil ile hazırlanmış olan, kuruluşun felsefesini ve amaçlarını ifade eden yazılı bildiridir. Kuruluşun, bugün veya ileride gerçekleştirmek istediği hedefleri, sektördeki planladığı yerini hem kurum içi hem kurum dışı kişilere duyurmak amacıyla kuruluşun en üst düzeydeki yetkilisi tarafından yazılı metin haline getirilerek hazırlanan yazılı metinlere politika denilmektedir. Üst yönetimce hazırlanması gereken bir politikanın aynı zamanda onaylanmış (imzalanmış olabilir) gerekmektedir. Yönetim sistemleri kurup sürdürecek bir kuruluşun politikasında, müşteri memnuniyeti, sürekli iyileştirme, kuruluşun amaç ve bağlamı olmazsa olmazlardır. Politikalar kimi zaman sadece kuruluş içinde, kimi zaman sadece kuruluş içerisinde duyurulabiliyor. Ancak yönetim sistemleri kapsamında hem kuruluş içi hem de kuruluş dışı duyurulması sağlanmalıdır.

Bu bilgiler ışığında bir kalite politikasında olması gerekenler ile birlikte örneklendirecek olursak;

Toem Kalite olarak;

  • Çalışanlarına ve ülkesine değer katan bir kuruluş olarak, işini seven, sahiplenen, kendini geliştiren ve verimli çalışmanın bilincinde olan personeliyle birlikte;
  • Kalite yönetim sistemimizin ISO 9001:2015 standardının gereklerini yerine getirecek şekilde dokümante edilmesi, belgelendirilmesi ve sürekli iyileştirilmesini;
  • Sunduğumuz her hizmetin, her projenin sonunda gerekli değerlendirmeleri yaparak, elde edilen veriler ile hep daha iyisini, daha fazlasını planlamayı ve uygulamayı,
  • Müşterilerinin ihtiyaç ve beklentilerini tam olarak karşılayan bir anlayış içinde güvenilir ve aranan bir işletme ve marka olmayı,
  • Araştırma geliştirme faaliyetlerinde bulunarak, yenilikleri takip etmeyi ve sektörle ilgili son yeniliklerin kullanılmasını sağlamayı,
  • Uluslararası kalite standartlarına uymayı ve etkinliğini sürekli iyileştirmeyi,
  • Hizmet kalitesinden ödün vermeden müşteri beklentilerini en üst seviyede karşılamayı ve marka değerini artırmayı,
  • İçinde bulunduğumuz topluma ve çevreye saygılı, örnek bir kuruluş olarak, ülke ekonomisine katkıda bulunmayı,
  • Edindiğimiz tüm bilgi ve birikimlerimizi, müşterilerimiz ile sürekli olarak paylaşmayı ‘’Kalite Politikamız’’ olarak,

Taahhüt ederiz…

Hizmet Yeterlilik Belgesi – HYB

Hizmet Yeterlilik Belgesi (HYB) Nedir?
Hizmet yeterlilik belgesi son kullanıcıya verilen hizmetle ilgili Türk Standardına ve kriterlerine
uygun olduğunu, yeterli olduğunu gösteren belgelendirmeye denir.

 

Hizmeti verecek olan kuruluşun uygun olduğunun tespiti yapıldıktan sonra verilen belge ise Hizmet yeterlilik belgesidir.
Belgeyi alan işletmelerin kullanacağı logo şekli yandaki gibi olacaktır.

 

Hizmet yeterlilik belgesinin (HYB’nin) Sağladığı Yararlar Neler?

  • Belgeyi alan işletmelerdeki tüm ekipmanlar sigortalı olmaktadır.
  • HYB için belgeli firmanın hizmete uygunluğunun tam olduğu garanti altında olmaktadır.
  • İşletmelerin ihale şartlarını karşılayacak sertifikanın sahibi olduğu garanti altındadır.
  • Verilecek yada verilmiş olan tüm hizmet geriye dönük olarak izlenebilmektedir.
  • Müşteriler fiyat yönünden standart tarifeler altında olduğunu bilmektedir.
  • Hizmet verilen tüketiciye ait tüm hakların korunmasını sağlamaktadır.
  • Kuruluşların müşteri sayısının artmasına destek olmaktadır.
  • Hizmetin belirtilen sözleşmelerdeki süre zarfına ve belirtilen kurallara bağlı olarak verilmesini sağlamaktadır.
  • Verilen hizmetin kalitesini en üst düzeyde sağlamaktadır.
  • Özellikle müşteri memnuniyetinin artmasını hedefler.
  • Ürün ile ilgili satış sonrası hizmetlerin güvenle yürütülmesini sağlar.

Devamını Oku